Referenssit
Index IT on toteuttanut lukuisia projekteja asiakkaidensa kanssa vuosien varrella. Tutustu tällä sivulla referensseihimme.
Olemme kehittäneet oman Indox-työkalumme, mutta kauttamme saa myös räätälöidyt ratkaisut muiden valmistajien tuotteista jokaiseen erityistarpeeseen.
Suomen Standardisoimisliitto SFS ry on suomalainen standardisoinnin keskusjärjestö. SFS vastaa Suomessa kaikesta standardisoinnista lukuun ottamatta sähkö- ja telealaa. SFS käyttää dokumenttienhallintajärjestelmänään Open Textin Content Serveriä. Järjestelmä koostuu kahdesta tietokannasta, tuotanto- ja jakelukannasta, sekä niiden testiympäristöistä. Standardit julkaistaan PDF-muodossa.
Index IT:llä on mittava kokemus erilaisten räätälöintien ja integraatioiden toteuttamisesta Content Serveriin. Index on toteuttanut SFS:n Content Server -järjestelmään useita integraatioita SFS:n muihin järjestelmiin, sekä kehittänyt Content Serveriin integroidun DocumentImport-järjestelmän. Järjestelmän monipuolisten toimintojen avulla on merkittävästi helpotettu ja tehostettu SFS:n kykyä tuottaa standardeja. Järjestelmässä on esimerkiksi kattavat työnkulut koko standardin käännöstarkistus- ja julkaisuprosessiin.
”Index IT on ollut kumppanimme jo vuosia. Heille on syntynyt vuosien aikana tarkka kuva prosesseistamme. Näiden tunteminen helpottaa teknologiaosaamisen yhdistämisen projekteihin.” Antti Saari, johtava teknologia-asiantuntija.
SFS:n ja Indexin pitkään jatkunut kumppanuus on esimerkki pyrkimyksestämme ymmärtää asiakkaidemme toimintaa ja kyvystämme tarjota asiantuntemustamme parhaalla mahdollisella tavalla. Järjestelmää kehitetään jatkuvasti tiiviissä yhteistyössä SFS:n ja Indexin asiantuntijoiden kanssa. Index tarjoaa myös järjestelmään tukipalvelun, jolla taataan sen häiriötön toiminta.
Rakennustieto Oy käyttää Indox-pilvipalvelua Rakentamisen Yleiset Laatuvaatimukset -julkaisuiden (RYL), kuten InfraRYL tuottamiseen ja jakeluun. RYL on sarja julkaisuja, joissa määritetään Suomessa toteutettavia kriteerejä rakennustarvikkeille, rakennustyölle ja valmiille rakennusosalle. Sähköisiä RYL-julkaisuja on tällä hetkellä yhteensä viisi ja niitä päivitetään vuosittain.
”Rakennustieto ja Index IT ovat tehneet yhteistyötä yli kymmenen vuotta RYL-julkaisuiden parissa. Rakenteinen sisältö ja sen muokattavuus Indox-pilvipalvelussa on mahdollistanut julkaisujen jatkuvan päivittämisen ja sisältöversioiden esittämisen käyttäjille hallitusti ja joustavassa muodossa.” Jussi Kaskia, järjestelmäarkkitehti Rakennustieto Oy
Rakennustiedon RYL-prosessi on monivaiheinen ja sitä tukemaan tarvitaan sopivat teknologiat. Rakennustiedon RYL-prosessin erikoispiirteenä on lausuntovaihe, jossa sisältöön pyydetään lausuntoja alan asiantuntijoilta. Julkaistava aineisto rakenteistetaan käsiteltäväksi Indox-pilvipalveluun. Lopulta aineisto julkaistaan asiakkaiden ostettavaksi Rakennustiedon verkkokaupasta.
Indox-pilvipalvelua on räätälöity Rakennustiedon tarpeisiin. Esimerkiksi suurien aineistojen siirto tapahtuu järjestelmän taustalla replikointityökalun avulla ja julkaisuprosessin avuksi on otettu käyttöön prosessia tukevat mekanismit, kuten Word2DITA-työkalu. Järjestelmää kehitetään läheisessä yhteistyössä Rakennustiedon asiantuntijoiden kanssa.
Sähköinfo Oy tuottaa D1-käsikirjan rakennusten sähköasennuksista Indox-pilvipalvelussa. Kirja sisältää runsaasti alan viranomaismääräyksiä ja standardeja täydentäviä ja havainnollistavia ohjeita. Sähköinfo tuottaa yhdestä rakenteistetusta aineistosta e-kirjan ja painoon soveltuvan PDF:n.
”E-kirja mahdollistaa sen, että asiakkaamme voivat lukea kirjaa vaivatta esim. tabletilla. Painettu kirja on yhä kaivattu työkalu esimerkiksi työmailla. Indoxin avulla e-kirja ja painokelpoinen PDF syntyvät yhdellä kertaa.” Satu Valldén, Palvelujohtaja Sähköinfo Oy
Indoxiin ja rakenteiseen sisällöntuotantoon siirtyminen alkoi alkuperäisen taittoaineiston rakenteistamisella. Se toteutettiin Word2DITA-työkalulla. Työkalu muuttaa nimensä mukaisesti Word-tiedostot, kuten .docx suoraan DITA-standardin mukaiseksi XML-dataksi. Työkalun määrityksistä voidaan valita, tuotetaanko yhdestä Wordistä yksi DITA topic, vai tehdäänkö jokaisesta otsikkotasosta oma DITA topic.
D1-e-kirja tuotetaan Oxygen WebHelp-työkalulla. WebHelp on responsiivinen ja nykyaikainen verkkojulkaisu, jonka avulla rakenteisesta aineistosta saadaan luotua html-pohjainen verkkosivusto. Se koostuu useista html-sivuista, jotka on koottu järjestelmään, joka tarjoaa sisällysluettelon, indeksoinnin ja hakutoiminnot.
Sähköinfo tuottaa useita julkaisuja, jotka tullaan siirtämään Indoxiin aineiston päivityksen yhteydessä. Tämä helpottaa tulevaisuudessa aineiston päivitys- ja julkaisutyötä, kun yhdestä aineistosta saadaan tuotettua kaikki halutut julkaisuformaatit.
Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea ylläpitää ja edistää lääkkeiden, terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden sekä verivalmisteiden käytön turvallisuutta. Sen tehtävänä on myös julkaista ajantasaista tietoa lääkevalmisteista. Fimea valitsi XML-julkaisujärjestelmäkseen Indoxin ja tietämyshallintajärjestelmäkseen OpenText Content Serverin.
Lääkkeiden valmisteyhteenvedot ja pakkausselosteet Fimean verkkosivuilla
Suomessa kaupan olevilla lääkkeillä tulee olla myyntilupa. Myyntilupahakemuksen mukana hakijan tulee toimittaa mm. lääkevalmisteen valmisteyhteenveto ja pakkausseloste. Myyntiluvan myöntämisen jälkeen Fimea julkaisee hyväksytyt valmisteyhteenvedot ja pakkausselosteet kotisivuillaan Content Server-ohjelmistoon liitetyn Indox XML -julkaisujärjestelmän kautta. Word-muotoiset valmisteyhteenvedot muutetaan XML-muotoon automaattisesti aina, kun ne viedään Content Server-dokumenttiarkistoon. XML-muotoiset valmisteyhteenvedot ja niiden metatiedot haetaan Content Serveristä ja siirretään Indox XML -julkaisujärjestelmään Indox Content Server Interface –palasen avulla.
Monipuoliset hakutoiminnot
Julkaistuja lääkevalmisteita voi hakea monin tavoin; lääkevalmisteen nimen lisäksi valmisteen vaikuttavien aineiden, haittavaikutusten tai ATC-luokituksen (anatomis-terapeuttis-kemiallinen luokitus) perusteella. Valmisteen tiedot löytyvät myös myyntiluvanhaltijan nimen tai myyntilupanumeron perusteella. Lääkevalmisteet, joiden myyntilupa on peruuntunut, poistuvat järjestelmästä automaattisesti.
Hakuosumasta on linkki sekä lääkkeen valmisteyhteenvetoon että PDF-muotoiseen pakkausselosteeseen.
Trimble Solutions Oy, ent. Tekla Structures asetti dokumentoinnin uusien haasteiden eteen
Ohjelmistoyritys Tekla Oyj siirtyi rakennusten tietomallinnusohjelmistonsa dokumentaation DITA-aikakauteen. Tekla Structures -mallia hyödynnetään rakennusprosessin kaikissa vaiheissa luonnossuunnittelusta valmistukseen, pystytykseen ja rakentamisen hallintaan. Laaja ja modulaarinen ohjelmisto vaati modulaarisen dokumentaation ja uusi teknologia mahdollisti sen.
Dokumentaation haasteet ja tavoitteet
Tekla Structures -tuote on kattava ratkaisu rakennesuunnitteluun, teräksen ja betonielementtien valmistukseen ja detaljointiin sekä rakentamisen hallintaan. Ohjelmiston käyttäjiä on yli 80 maassa. Dokumentaatiosta on toistakymmentä eri kieliversiota. Tekla Structures -tuotteen dokumentaatio tuotettiin vuosien ajan tyylipohjaisella FrameMaker-ohjelmistolla. Aineiston kasvun ja kieliversioiden lisääntyminen teki sen ylläpitämisestä raskasta ja aikaa vievää ja vaati runsaasti manuaalista työtä. Teklassa nähtiin myös tarve tuottaa käyttäjäryhmäkohtaista dokumentaatiota sekä laajentaa tarjontaa entisestään. ”Halusimme luoda järjestelmän, jossa aineiston hallinta ja ylläpito on helpompaa”, tiivistää dokumentointipäällikkö Rune Backman Teklasta. ”Teklan dokumentointiryhmän tavoitteena oli saada komponenttipohjainen sisällöntuotantojärjestelmä, joka tukee Tekla Structuresin modulaarisuutta ja mahdollistaa kustannustehokkaan tavan hallita yli kymmenen rinnakkaisen kieliversion (mm. japani ja kiina) käännösprosessia”, kertoo konsultti Martti Poutanen Index IT Oy:stä, joka valittiin järjestelmän toimittajaksi. ”Analyysivaiheessa uuden järjestelmän pohjaksi valittiin XML-pohjainen OASIS/DITA-arkkitehtuuri (Darwin Information Typing Architecture). Lisäksi perinteinen tiedostopohjainen tallennustapa korvattiin tietokantapohjaisella ratkaisulla.”
Projektin eteneminen
Muutosprojekti käynnistyi syksyllä 2007 määrittely- ja tarvekartoitusvaiheella. Riittävän tarkan määrittelyn aikaansaamiseksi sitä tarkennettiin projektin aikana monta kertaa, uusien tarpeiden ja tilanteiden tullessa esiin. Aineisto konvertoitiin XML-muotoon ja pilkottiin yksittäisiin topikkeihin. Aineiston kieliversiot synkronoitiin pääversion kanssa, minkä jälkeen materiaali vietiin tietokantaan. Samalla luotiin toiminnallisuuksia kieliversioiden ylläpitämiseen ja pääversiossa tehtyjen muutosten viemiseen niihin. Lopuksi keskityttiin aineiston julkaisemisessa tarvittaviin toimintoihin ja julkaistavan aineiston formatointiin ja viimeistelyyn. Erityisesti julkaisupuoli haluttiin saada mahdollisimman automaattiseksi ja minimoida manuaalisesti tehtävät työvaiheet. Ensimmäinen versio Tekla Structures -tuotteen monikielisestä dokumentaatiosta uutta järjestelmää käyttäen julkaistiin huhtikuussa 2008.
Järjestelmä nyt ja tulevaisuudessa
Uuden tuotantojärjestelmän ytimenä ovat MS SQL Server ja Index IT:n Indox DITA XML Content Manager. Materiaali tuotetaan suoraan XML-muodossa ja tallennetaan tietokantaan. Informaatio on modulaarista ja siihen liitetään dokumentin koostamisvaiheessa hyödynnettävää metatietoa. Aiemmin luotua materiaalia uudelleenkäytetään uusia topikkeja luotaessa ja dokumentaatiota muutetaan yhä käyttäjäystävällisempään suuntaan. ”Kieliversioiden hallinta on helpottunut ja julkaisuvaiheeseen käytetty aika on lyhentynyt”, toteaa Backman. ”Jatkossa Teklassa tullaan keskittymään entistä enemmän aineiston jatkokäsittelemiseen ja asiakas- ja konfiguraatiopohjaisen materiaalin tuottamiseen. Lisäksi aiotaan hyödyntää paremmin niitä jakelukanavia, jotka ovat avautuneet uuden järjestelmän myötä. Uusi järjestelmä mahdollistaa sen, että asiakkaita pystytään tukemaan entistä monipuolisemmalla materiaalilla ja kattavammalla dokumentaatiolla. Myös Teklan muiden tuotteiden dokumentointitiimit siirtyvät käyttämään samaa järjestelmää dokumentaation tuottamiseen ja julkaisemiseen.” Järjestelmää on viime vuosina laajennettu mm. Indoxin automatisoiduilla eräajo-ominaisuuksilla eri loppudokumentaatio-versioiden tuottamiseksi automaattisesti.
Valtiovarainministeriön kehys- ja budjettitietojärjestelmän toteutus
Affecto ja Index IT toimittivat yhteistyössä valtiovarainministeriön uuden kehys- ja budjettitietojärjestelmän. Indexin rooli hankkeen XML-osaajana on keskeinen. Indexin ja VM:n yhteistyö on jatkunut vuodesta 1998. Silloin siirryttiin perinteisestä tekstinkäsittelypohjaisesta järjestelmästä automaattisempaan tapaan tuottaa valtion budjetin ja lisäbudjettien eri versiot hallituksen, eduskunnan ja lopulta koko kansan ulottuville. Järjestelmä on ollut yksi maailman edistyksellisimmistä budjettijärjestelmistä. Uudessa järjestelmässä hyödynnetään dokumenttien rakenteellisuutta, jonka avulla samaa asiakirjaa voidaan muokata monessa paikassa yhtä aikaa ja järjestelmä hallitsee eri versiot automaattisesti. Käyttöliittymä on selainpohjainen. Kymmenien virkamiesten yhteistyö useassa eri ministeriössä, tiukka valmistumisaikataulu ja viime hetken muutokset asettavat merkittäviä vaatimuksia valtion tulo- ja menoarvioesityksen tuotantoprosessille. Tuotantojärjestelmä on saatettu automatiikaltaan tasolle, joka tekee siitä yhden maailman edistyksellisimmistä budjettijärjestelmistä.
Hankkeen tarkoituksena oli vähitellen siirtyä pois perinteisestä tekstinkäsittelypohjaisesta järjestelmästä kohti mahdollisimman automaattista tapaa tuottaa valtion budjetin ja lisäbudjettien eri versiot hallituksen, eduskunnan ja lopulta koko kansan ulottuville. Budjettidatan kriittisyyden ja järjestelmän jatkuvan toimivuuden vuoksi projekti on edennyt askel kerrallaan nykyiseen muotoonsa, jossa informaatio tuotetaan suoraan XML-muodossa ja samasta informaatiosta prosessoidaan automaattisesti paperitaitto- ja verkkoversiot kaikista talousarvioesityksen työvaiheista, hallituksen varsinaisesta budjettiesityksestä aina lisätalousarvioihin. Konvertointityövaiheiden poistuttua aineistoon voidaan tehdä viime hetkilläkin muutoksia tarvitsematta toistaa koko prosessia. Järjestelmä on toteutettu kokonaan selainpohjaisena ja sen käyttöliittymään on lisätty budjettitiedon luonteen ja käytön huomioivia lisäpiirteitä. Sisällön muokkaus ja budjettiprosessin eteneminen tapahtuu yhden ja saman sovelluksen kautta. Tämä on nopeuttanut uusien työskentelymenetelmien käyttöönottoa ja minimoinut uudelleenkoulutuksen määrän.
Tietokantapohjaisen Indox-tuotantojärjestelmän ansiosta budjettiaineiston eri osien käyttöoikeudet ja aineiston sähköinen kommentointi mahdollistavat joustavan tuotantoprosessin ja versiohallinnan avulla kaikista työvaiheista jää tiedot tietokantaan.
Index IT on toimittanut Kelan etuusohjeiden tietojärjestelmän, siihen liittyvät asiantuntijapalvelut sekä järjestelmän ylläpidon. Etuusohjeistus on yksi Kelan suurimmista ja monipuolisimmista ohjeistuskokonaisuuksista, joka toimii keskeisenä työkaluna Kelan etuuksien ratkaisu- ja asiakaspalvelutyössä. Se auttaa varmistamaan asiakkaan saaman palvelun yhdenmukaisuuden ja oikeellisuuden.
Etuusohjeiden tuotantojärjestelmä on selainpohjainen XML-ratkaisu Indox, joka perustuu DITA-malliin (Darwin Information Typing Architecture). ”Komponenttipohjaisen arkkitehtuurin ansiosta etuusohjeiden sisällön uusiokäyttö ja muutosten hallinta helpottuu. Ohjeiden koostaminen ja julkaiseminen eri formaateissa, kuten PDF, on automatisoitu”, kertoo Indexin informaatioarkkitehti Martti Poutanen. Sisällöntuottajat tarvitsevat työkalukseen ainoastaan selaimen, jonka kautta he pääsevät näkemään etuusohjekannan ja muokkaamaan ohjeita. Järjestelmää on uudistettu vuonna 2022 siihen integroidun editorin osalta, joka päivitettiin Oxygen XML WebAuthor -editoriin.
