Huolto- tai käyttöohjeet voidaan tehdä esimerkiksi Microsoft Wordilla, mutta sisällönhallinta muodostuu hankalaksi jo tavanomaisten vaatimusten edessä. Kokemuksemme perusteella sisältö kannattaa muuttaa rakenteiseksi, mikäli jo kaksi neljästä vaatimuksesta täyttyy:
1. Dokumentista tarvitaan eri kieliversiota
2. Sama sisältö toistuu useasti, esim. takuuehdot
3. Tarvitaan useita julkaisumuotoja (Word, PDF tai HTML)
4. Palvelussa tai tuotteessa on variaatioita, esim. koneen saa toiminnolla X tai ilman.

Kun organisaatio on päättänyt siirtyä käyttämään rakenteista dokumentaatiota, tulee usein eteen nykyisen aineiston muuntaminen rakenteiseen muotoon. Tähän käytössä useita työkaluja, esimerkiksi Word-dokumenttien saattamiseksi rakenteiseen muotoon voidaan käyttää Word2Dita-työkalua. Se muuttaa Word-dokumentin automaattisesti rakenteiseen muotoon. Word2Dita on osa Indox-pilvipalvelun työkaluja.

Toimiakseen mahdollisimman hyvin työkalu vaatii dokumenttien tyylityksen yhteneväisyyttä, eli esimerkiksi otsikoita käytetään samalla tavalla. Aineiston muuntaminen rakenteiseen muotoon voidaan myös tehdä manuaalisesti leikkaamalla ja liimaamalla tekstiä suoraan XML-editoriin, jolloin kirjoittajan tehtäväksi jää rakenteen viimeistely.

Kun aineisto on saatettu rakenteiseen muotoon, voidaan hyödyntää sen monet edut, joista lisää voit lukea täältä.