Trimble Solutions Oy

Trimble Solutions Oy, ent. Tekla Structures asetti dokumentoinnin uusien haasteiden eteen

Ohjelmistoyritys Tekla Oyj siirtyi rakennusten tietomallinnusohjelmistonsa dokumentaation DITA-aikakauteen. Tekla Structures -mallia hyödynnetään rakennusprosessin kaikissa vaiheissa luonnossuunnittelusta valmistukseen, pystytykseen ja rakentamisen hallintaan. Laaja ja modulaarinen ohjelmisto vaati modulaarisen dokumentaation ja uusi teknologia mahdollisti sen.

Dokumentaation haasteet ja tavoitteet

Tekla Structures -tuote on kattava ratkaisu rakennesuunnitteluun, teräksen ja betonielementtien valmistukseen ja detaljointiin sekä rakentamisen hallintaan. Ohjelmiston käyttäjiä on yli 80 maassa. Dokumentaatiosta on toistakymmentä eri kieliversiota.

Tekla Structures -tuotteen dokumentaatio tuotettiin vuosien ajan tyylipohjaisella FrameMaker-ohjelmistolla. Aineiston kasvun ja kieliversioiden lisääntyminen teki sen ylläpitämisestä raskasta ja aikaa vievää ja vaati runsaasti manuaalista työtä. Teklassa nähtiin myös tarve tuottaa käyttäjäryhmäkohtaista dokumentaatiota sekä laajentaa tarjontaa entisestään. ”Halusimme luoda järjestelmän, jossa aineiston hallinta ja ylläpito on helpompaa”, tiivistää dokumentointipäällikkö Rune Backman Teklasta.

”Teklan dokumentointiryhmän tavoitteena oli saada komponenttipohjainen sisällöntuotantojärjestelmä, joka tukee Tekla Structuresin modulaarisuutta ja mahdollistaa kustannustehokkaan tavan hallita yli kymmenen rinnakkaisen kieliversion (mm. japani ja kiina) käännösprosessia”, kertoo konsultti Martti Poutanen Index IT Oy:stä, joka valittiin järjestelmän toimittajaksi. ”Analyysivaiheessa uuden järjestelmän pohjaksi valittiin XML-pohjainen OASIS/DITA-arkkitehtuuri (Darwin Information Typing Architecture). Lisäksi perinteinen tiedostopohjainen tallennustapa korvattiin tietokantapohjaisella ratkaisulla.”

Projektin eteneminen

Muutosprojekti käynnistyi syksyllä 2007 määrittely- ja tarvekartoitusvaiheella. Riittävän tarkan määrittelyn aikaansaamiseksi sitä tarkennettiin projektin aikana monta kertaa, uusien tarpeiden ja tilanteiden tullessa esiin.

Aineisto konvertoitiin XML-muotoon ja pilkottiin yksittäisiin topikkeihin. Aineiston kieliversiot synkronoitiin pääversion kanssa, minkä jälkeen materiaali vietiin tietokantaan. Samalla luotiin toiminnallisuuksia kieliversioiden ylläpitämiseen ja pääversiossa tehtyjen muutosten viemiseen niihin. Lopuksi keskityttiin aineiston julkaisemisessa tarvittaviin toimintoihin ja julkaistavan aineiston formatointiin ja viimeistelyyn. Erityisesti julkaisupuoli haluttiin saada mahdollisimman automaattiseksi ja minimoida manuaalisesti tehtävät työvaiheet. Ensimmäinen versio Tekla Structures -tuotteen monikielisestä dokumentaatiosta uutta järjestelmää käyttäen julkaistiin huhtikuussa 2008.

Järjestelmä nyt ja tulevaisuudessa

Uuden tuotantojärjestelmän ytimenä ovat MS SQL Server ja Index IT:n Indox DITA XML Content Manager. Materiaali tuotetaan suoraan XML-muodossa ja tallennetaan tietokantaan. Informaatio on modulaarista ja siihen liitetään dokumentin koostamisvaiheessa hyödynnettävää metatietoa. Aiemmin luotua materiaalia uudelleenkäytetään uusia topikkeja luotaessa ja dokumentaatiota muutetaan yhä käyttäjäystävällisempään suuntaan. ”Kieliversioiden hallinta on helpottunut ja julkaisuvaiheeseen käytetty aika on lyhentynyt”, toteaa Backman.

”Jatkossa Teklassa tullaan keskittymään entistä enemmän aineiston jatkokäsittelemiseen ja asiakas- ja konfiguraatiopohjaisen materiaalin tuottamiseen. Lisäksi aiotaan hyödyntää paremmin niitä jakelukanavia, jotka ovat avautuneet uuden järjestelmän myötä. Uusi järjestelmä mahdollistaa sen, että asiakkaita pystytään tukemaan entistä monipuolisemmalla materiaalilla ja kattavammalla dokumentaatiolla. Myös Teklan muiden tuotteiden dokumentointitiimit siirtyvät käyttämään samaa järjestelmää dokumentaation tuottamiseen ja julkaisemiseen.”

Järjestelmää on viime vuosina laajennettu mm. Indoxin automatisoiduilla eräajo-ominaisuuksilla eri loppudokumentaatio-versioiden tuottamiseksi automaattisesti.

Lisätietoja järjestelmästä saat ottamalla yhteyttä Indexiin.